05 Onze organisatie en mensen

Op de peildatum 31 december 2020 waren er bij Lefier 323 mensen in loondienst, samen goed voor 295,3 fte. De formatie nam in de loop van 2020 af met 17 fte, door een aantal oorzaken.

Zo hebben we afscheid genomen van 27 medewerkers met de functie 'verhuurmakelaar'. Een logisch gevolg op de vernieuwing van het proces van verhuurmutaties, die we al in 2019 doorvoerden. Dat proces hebben we voor een deel anders ingericht en gedigitaliseerd. Er zijn nu minder mensen voor nodig.

Instroom, doorstroom en uitstroom

In 2020 hadden we 16 vacatures, beduidend minder dan de 42 in 2019. Dat komt onder andere door de interne Flexpool waar we sinds maart 2020 mee werken, maar ook door de beperkingen rond Corona. Hieronder meer over die Flexpool, onder het kopje 'Duurzaam inzetbaar'.

Ondanks Corona was er nog wel ruimte voor interne mobiliteit; 50 van onze collega's zijn een andere functie gaan vervullen. Om precies te zijn 26 voor vast en 24 tijdelijk.

Duurzaam inzetbaar

In 2020 zijn we gestart met een interne Flexpool. Medewerkers die openstaan voor verandering, dus tijdelijk of vast een andere functie of klus, kunnen dat kenbaar maken door zich in te schrijven in die Flexpool. Ze staan er daarbij nooit alleen voor, want de vaste volgorde is dat ze eerst een gesprek hebben met een loopbaanadviseur. In dat gesprek zoeken we samen naar duidelijkheid: waar liggen je ambities en je kwaliteiten, wat zou je leuk vinden om te doen? Zo ontstaat er al snel een helder beeld voor welke functies en klussen iemand in aanmerking komt. Doet er zich zo'n mogelijkheid tot carrièreswitch binnen Lefier voor - we kijken naar geschiktheid en voorkeur - dan benadert onze P&O-medewerker de juiste persoon uit de Flexpool. Met de komst van de Flexpool leggen we  interne vacatures sowieso eerst voor aan de 'Flexpoolers', dan pas aan anderen. Het proces van werving & selectie is er niet alleen korter van geworden, ook gerichter en meer op maat.

De animo onder medewerkers was er zeker wel: in 2020 schreven zo’n 70 medewerkers zich in voor een plaatsje in de Flexpool. De Flexpool heeft zijn diensten duidelijk bewezen; diverse klussen en vacatures konden we intern invullen dankzij de Flexpool. Extra opmerkelijk, omdat een groot deel van onze collega's thuis werkte door de Coronamaatregelen. 

De ontwikkeling van de 'Leerlijnen' waar we in 2019 mee zijn gestart, is in 2020 voor zo’n 90% afgerond. Leerlijnen zijn bedoeld om medewerkers handvatten te geven om zich verder te blijven ontwikkelen in hun functie en zo mee te groeien met de organisatie.

Corona

Vanaf maart 2020 werkten we net als de rest van Nederland grotendeels thuis, met uitzondering natuurlijk van de collega’s in de buitendienst. Zij zijn onze huurders blijven bedienen, met inachtneming van de lockdownmaatregelen en met aandacht voor de eigen veiligheid. We faciliteerden dat met extra middelen en voorlichting over veilig en verantwoord werken in het contact met huurders. Iedereen die thuis werkte, boden we de mogelijkheid om ICT-middelen of kantoormeubilair thuis te laten bezorgen. We stimuleerden tijdens de lockdownperiode onderling contact en verbinding, ondanks de 'handicap' van het werken op afstand van elkaar. Directie en bestuurder deelden wekelijks actueel nieuws over de organisatie in een blog. Niet alleen bedoeld om iedereen op de hoogte te houden, ook om medewerkers zo nu en dan een hart onder de riem te steken. Verder stuurden we medewerkers kleine attenties, we organiseerden pubquizen via Teams, aan het eind van het jaar konden mensen zelfs mee met 'teamuitjes', gewoon coronaproof vanachter het bureau thuis. Het management volgde een training die in het teken stond van 'leidinggeven op afstand'. Om ondanks alle afstand toch een vinger aan de pols te houden, lieten we een enquête rondgaan langs het personeel, met de titel: 'Hoe gaat het nu met je?'. Wat bleek na het invullen van de vragen? Over het algemeen kon iedereen thuis redelijk goed werken; veel collega's gaven aan dat ze het wel soms lastig vonden om werk en privé in hetzelfde huis te combineren, zeker als er kinderen thuis waren. Een veel gehoorde opmerking: "Ik mis het dagelijkse contact mijn collega's." 

Wat ziekteverzuim betreft, heeft Corona geen grote invloed gehad; het aantal besmettingen bleef gelukkig beperkt. Wel een punt van aandacht, ook omdat het de algemene trend in Nederland lijkt om ook na Corona meer thuis te blijven werken: onze medewerkers geven aan vaak terug te verlangen naar het 'oude normaal', ze missen het contact met collega's én huurders. 

Opleiding en ontwikkeling

In onze CAO staat dat je als medewerker recht hebt op een bedrag om te besteden aan persoonlijke ontwikkeling. In 2020 maakten 65 medewerkers daar gebruik van; samen hebben ze zo'n 106.000 euro besteed aan persoonlijke ontwikkeling. 

Daarnaast is er de post opleidingen, voor individuele, functiegerichte opleidingen en voor collectieve, dus Lefierbrede opleidingen. Daar hebben we in 2020 respectievelijk 206.000 euro en 15.000 euro aan uitgegeven. Aan externe opleidingen hebben we beduidend minder besteed dan andere jaren. Zoals zoveel uitzonderingen in het uitzonderlijke jaar 2020 ook weer een gevolg van Corona.

Stages en leerwerkplekken

We stellen ieder jaar stageplaatsen beschikbaar. In 2020 deden 14 stagiaires ervaring op bij Lefier.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim is dit jaar ten opzichte van 2019 licht gestegen. Van 5,1% naar 5,3%. Die stijging wordt vooral veroorzaakt door een toename van het aantal ziekmeldingen in het eerste kwartaal, de periode waarin Corona zijn intrede in ons land deed. Eind 2020 lag het verzuimcijfer lager: rond de 4% Het langdurig ziekteverzuim is gestegen van 3,4 naar 3,9%. Kort verzuim daalde van 0,8 naar 0,6%. Ook nam het absolute aantal ziekmeldingen af. De meldingsfrequentie, oftewel het aantal meldingen per medewerker per jaar, is gedaald van 1,1 naar 0,9.

In 2016 zijn we gestart met een doorontwikkelplan voor Lefier. In dit plan hebben we verschillende interne en externe verbeterdoelen geformuleerd, aan de hand van zes 'doorontwikkellijnen' of thema's die we daarvoor kozen. Het plan was bedoeld voor de periode 2016-2020. In 2020 konden we dus de balans opmaken: hoe staan we er nu voor? Zijn de verbeterdoelen gehaald? Hieronder lichten we de belangrijkste resultaten kort toe, per doorontwikkellijn.

Inclusieve huisvester

We hebben op verschillende manieren gewerkt aan de verbetering van onze dienstverlening. Met als zichtbare resultaten onder andere: nieuwe klantbeloften en het behoud van het KWH-label. In 2020 hebben we verder veel aandacht besteed aan een snellere en betere afhandeling van klantvragen. Daarmee bereikten we een daling in het aantal openstaande klantvragen en een hoger rapportcijfer voor tevredenheid onder onze klanten. Ook in de uitvoering van het dagelijks onderhoud van onze huurwoningen hebben we diverse verbeteringen doorgevoerd, waardoor de productiviteit flink is verhoogd en daarmee de dienstverlening aan onze huurders. We voeren nu nog sneller en nog meer reparaties uit dan voorheen. In de praktijk was dat door de coronapandemie van 2020 logischerwijs nog niet het hoogst haalbare aantal, onder andere omdat we tijdens de lockdown van de eerste en tweede coronagolf alleen urgente en spoedeisende reparaties hebben uitgevoerd.

Blijvende waarde

Het investeringsvolume is de afgelopen jaren sterk gestegen. Dat komt omdat we zowel het ambitieniveau als de realisatiegraad verhoogd hebben. Bouwen, renoveren en onderhouden doen we steeds meer in de keten, samen met vaste samenwerkingspartijen, met wie we contracten afsluiten gericht op de langere termijn. 

In verbinding

Om onze stakeholders beter te informeren en om ze nog meer te betrekken bij al onze activiteiten, hebben we intern voor meer overzicht en structuur gezorgd in ons stakeholdermanagement. Daarnaast stellen we steeds meer beleidsonderwerpen vast in co-creatie met de huurdersorganisaties. Voorbeelden daarvan zijn het Sociaal Statuut en het ZAV-beleid. ZAV staat voor 'zelf aangebrachte voorzieningen'.

Maatschappelijk ondernemen

We hebben onze Planning & Controlcyclus geoptimaliseerd. Hierdoor kunnen we scherper sturen op onze doelen en op de kosten. Voor 2021 hebben we een begroting opgesteld waarin we concrete, herkenbare doelen hebben geformuleerd.

Duurzaam inzetbaar

Om te zorgen dat de medewerkers van Lefier zich blijven ontwikkelen, hebben we de Lefier Academie opgezet, met leerprogramma’s voor alle medewerkers. Daarnaast bieden we ook andere, praktische ontwikkelfaciliteiten, zoals onze Flexpool, die het voor collega's makkelijker maakt om over te stappen naar een andere functie of taak, om daar (tijdelijk) ervaring op te doen. En misschien wel blijvend van functie te veranderen, als het een succes is.   

Slim & Slank

Als organisatie met een maatschappelijke taak willen wij onze huurinkomsten maximaal kunnen inzetten voor onze huurders en huurwoningen. Daarom hebben we stevig ingezet op een verlaging van onze eigen bedrijfslasten. In 2020 hebben we onder meer verschillende werkprocessen gedigitaliseerd. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om onze huurders meer snelheid en gemak te bieden. De gevolgen voor onze bedrijfslasten zijn meteen merkbaar: die zijn duidelijk gedaald. Voorheen lagen ze nog wel eens 20-30% boven het gemiddelde in de corporatiesector, nu zijn ze zo ver gedaald dat we op koers liggen om in 2021 uit te komen op het gemiddelde in de sector.